Modalités pratiques des déclarations par les établissements en 2012

Les établissements de crédit et de paiement doivent déclarer à l’ACP les IOBSP qu’ils ont mandatés (et éventuellement les IOBSP mandatés par d’autres établissements pour le compte desquels ils effectuent la déclaration) en suivant les instructions suivantes.

Les établissements déclarants doivent transmettre leur fichier à l’ACP au plus tard le 24 février 2012. 

Préparation

Il est recommandé aux établissements de vérifier attentivement chacune des déclarations d’IOBSP à effectuer auprès de l’Autorité de contrôle prudentiel. 

L’envoi des appels à contribution 2011 a révélé qu’un nombre important d’établissements de crédit et de paiement n’avaient pas suffisamment vérifié que les IOBSP déclarés exerçaient toujours leur activité principale, que leur mandat était en vigueur et effectif ou que les informations les concernant étaient à jour.

Constitution du fichier

Il faut distinguer les établissements de crédit et de paiement qui ont effectué une déclaration en 2011 et ceux qui procèdent à cette déclaration pour la première fois en 2012.

1. Les établissements de crédit ou de paiement ayant effectué une déclaration en 2011

Les mises à jour effectuées par l’ACP dans les fichiers 2011 ne sont communiquées qu’à titre indicatif et ne sont en aucun cas exhaustives de toutes les modifications à apporter pour les besoins de la déclaration 2012. Chacun des IOBSP déclarés doit faire l’objet d’une vérification minutieuse de sa qualification d’IOBSP ainsi que des données permettant de l’identifier (SIREN, dénomination sociale, adresse). Le fichier des déclarations 2012 doit avoir fait l’objet notamment des vérifications et modifications suivantes : 

• l’ajout des nouveaux IOBSP ayant signé un mandat au cours de l’année 2011 et qui est en vigueur au 1er janvier 2012. Vérifier que les conditions du deuxième alinéa du I de l’article L. 519-1 du code monétaire et financier sont bien remplies.
• la suppression des IOBSP qui ont résilié leur mandat au cours de l’année 2011 ou de ceux, qui ayant effectivement signé un mandat, n’ont perçu aucune rémunération ni aucune autre forme d’avantage économique conformément, au deuxième alinéa du I l’article L. 519-1 du code monétaire et financier au titre de l’année 2011;
• la vérification de toutes les adresses des IOBSP afin de corriger celles qui sont erronées, dont celles soulignées (n’habite plus à l’adresse indiquée « NPAI ») dont l’inexactitude a été portée à la connaissance de l’ACP.
• concernant les IOBSP déclarés en 2011 et devant être déclarés à nouveau au titre de l’année 2012 : lorsque les mentions « NPAI 2011 » ou « contestation 2011 » sont mentionnées sur la zone « commentaire du déclarant » des fichiers qui lui sont restitués par l’ACP, l’établissement de crédit ou de paiement devra porter la mention : « adresse corrigée » dans le premier cas et « mandat vérifié » dans le second cas en lieu et place des mentions initiales.

Sur plan pratique, la suppression consiste à supprimer la ligne.

2. Les établissements de crédit et de paiement effectuant une déclaration pour la première fois

Ces établissements de crédit ou de paiement doivent transmettre les informations mentionnées dans les formulaires ci-dessous.

Les document intitulés « aides à la saisie » recensent et définissent les informations qui doivent figurer dans les formulaires de déclaration : 

     – aide à la saisie pour les PP
     – aide à la saisie pour les PM

• par saisie manuelle

Les informations requises doivent impérativement être saisies à partir des formulaires disponibles ci-dessous. Le fichier « formulaire de saisie » doit être téléchargé en respectant le format du nom de fichier (cf. les aides à la saisie). Après saisie des données, le fichier doit être sauvegardé sous format XLS. 

Il ne faut en aucun cas supprimer des colonnes ou modifier les entêtes de colonnes. Il ne faut pas utiliser de retour chariot, ni de retour à la ligne dans une même cellule de colonne. (ex : ne pas utiliser la combinaison de touches Alt + Entrée dans une cellule). 

     – formulaire de saisie des mandats PP
     – formulaire de saisie des mandats PM

Avant transmission à l’ACP le fichier doit être sauvegardé au format CSV (cf. mode opératoire de sauvegarde d'une saisie via formulaire au format adéquat).

Les données reçues qui ne seraient pas conformes à ce format seront rejetées.

Dans les cas où le traitement des  fichiers révélerait des anomalies, des fichiers (log) mettant en évidence ces anomalies seront retournées à l’établissement déclarant. Les corrections devront être effectuées en repartant des fichiers sources XLS et en appliquant le mode opératoire de sauvegarde pour obtenir un fichier CSV. 

Il est fortement recommandé de conserver une copie des fichiers adressés à l'Autorité.  

• Par application

Si les établissements de crédit ou les établissements de paiement, disposent déjà d'un inventaire de leur(s) mandat(s) et en particulier si le nombre de mandats est très important, ils peuvent (faire) produire un fichier au format CSV. Le format du fichier est celui des formulaires de saisie listés supra. Deux exemples de fichiers au format CSV sont donnés ici : 

     – exemple de fichier CSV pour les mandats donnés aux PP
     – exemple de fichier CSV pour les mandats donnés aux PM 

il est recommandé de consulter le document descriptif qui explique plus précisément ce format.

Préparation de la lettre d'accompagnement

Les données que les établissements de crédit ou les établissements de paiement doivent adresser à l’Autorité de contrôle prudentiel par voie télématique ne seront traitées que sur réception d'une lettre d'accompagnement signée par un dirigeant responsable ou un membre du secrétariat général de l'établissement. 

Il existe deux modèles de lettre d’accompagnement :

     – le premier (mod. 1) doit accompagner le fichier de déclaration par l’établissement des IOBSP qu’il a lui-même mandatés ;

     – le second (mod. 2) ne concerne que les établissements qui déclarent également des IOBSP mandatés par d’autres établissements. Outre, la lettre mod. 1, l’établissement déclarant doit servir une lettre mod. 2 pour chaque établissement mandant pour le compte duquel il effectue une déclaration. 

La ou les lettres d’accompagnement doivent être transmises à la fois par courrier postal et par courrier électronique. 

L’établissement déclarant, après avoir complété les lettres, les scanne, puis les adresse à :

SGACP - DAAR - 66-2785
61 rue Taitbout
75436 PARIS Cedex 09

Envoi des données par canal télématique

Les fichiers ainsi que la ou les lettres d’accompagnement scannées sont transmis à l’adresse suivante : 2786-iobspdeclar-ut@acp.banque-france.fr 

Les éventuelles anomalies seront retournées à l’établissement déclarant pour correction. 

Toute question concernant cette procédure peut être transmise à l’adresse suivante : 
2786-iobspinfo-ut@acp.banque-france.fr  

Le fichier des déclarations 2012 doit intégrer l’ensemble des IOBSP en exercice au 1er janvier 2012 : le fichier 2012 « annule et remplace » le fichier 2011.

Ces établissements de crédit ou de paiement doivent transmettre les informations mentionnées dans les formulaires ci-dessous.L’ACP transmettra à chaque établissement mandant, à la mi-décembre 2011, son fichier 2011 mis à jour de toutes les informations recueillies par l’Autorité pour améliorer la fiabilité des déclarations d’IOBSP : suppression de certains IOBSP qui ne relevaient pas de cette qualification, nouvelles dénominations sociales ou adresses communiquées à l’ACP, désignation des IOBSP dont la qualité d’IOBSP ou l’adresse doivent impérativement être vérifiées.

Les document intitulés « aides à la saisie » recensent et définissent les informations qui doivent figurer dans les formulaires de déclaration : Il est recommandé aux établissements de crédit et de paiement de constituer les fichiers 2012 à partir des fichiers restitués qui sont conformes aux formats requis et de veiller à respecter les instructions mentionnées ci-dessous.